Panduan SISWA 2

1Apa itu SISWA 2

SISWA 2 adalah kelanjutan langsung SISWA GKI SW Jateng 1.1.5 (dibangun FTI UKDW, 2019) — karena itu penomorannya menyambung. Aplikasi ini berjalan di komputer gereja sendiri: seluruh data anggota tersimpan di satu berkas basis data di komputer itu, tanpa perlu internet untuk pemakaian sehari-hari.

Tampilan dan tata kerjanya sama dengan gki.one, sehingga jemaat yang kelak berpindah ke sistem daring tidak perlu belajar ulang. Yang berbeda hanyalah tempat data disimpan.

2Sebelum mulai

• Satu komputer yang akan menjadi server: Windows 10/11 64-bit, macOS, atau Linux; RAM 4 GB sudah cukup. Komputer ini yang menyimpan data dan sebaiknya menyala saat jam kerja kantor gereja.
• Kode aktivasi dari litbang klasis atau Kantor Sinode Wilayah (bentuknya XXXX-XXXX-XXXX). Bila belum punya, aplikasi tetap bisa mengirim permintaan dan menunggu persetujuan.
• Arsip data lama bila ada: folder DBSISWAGKI\siswagki dari SISWA, atau folder dbfile dari SIM GKI.
• Kode jemaat tiga digit (sama dengan kode SIM GKI/SISWA). Aplikasi menampilkannya sendiri saat Anda memilih jemaat.

3Memasang & pemasangan berpandu

1. Unduh installer dari gki.one/siswa di komputer yang akan menjadi server.
2. Jalankan installer seperti memasang aplikasi biasa. Di macOS, karena aplikasi belum ditandatangani Apple, saat pertama membuka: klik kanan ikon aplikasi lalu pilih Open.
3. Aplikasi terbuka pada halaman Pemasangan SISWA 2 dengan tiga langkah:
   1. Pilih jemaat/gereja — ketik nama jemaat, pilih dari daftar resmi gki.one. Langkah inilah satu-satunya yang butuh internet.
   2. Aktivasi perangkat — ID Perangkat dibuat otomatis. Masukkan kode aktivasi, atau kosongkan lalu kirim permintaan; halaman akan memeriksa persetujuan sendiri setiap 20 detik.
   3. Akun admin pertama — isi nama pengguna dan PIN. Inilah akun yang dipakai masuk setiap hari.
4. Setelah selesai, aplikasi meminta Anda masuk dengan akun tadi.

4Memakai dari komputer atau HP lain

Hanya komputer server yang perlu dipasangi aplikasi. Komputer lain, termasuk HP, cukup membuka alamat server lewat browser — selama tersambung ke jaringan (WiFi/kabel) gereja yang sama.

1. Di komputer server, klik ikon SISWA 2 di baris ikon (tray) sistem.
2. Pilih Bagikan Alamat ke Jemaat…
3. Muncul QR code — pindai dengan kamera HP, atau klik Kirim lewat WhatsApp untuk mengirim tautan beserta petunjuknya ke grup majelis. Tidak perlu mengetik alamat IP.
4. Di komputer/HP itu, masuk dengan akun masing-masing.

5Memindahkan data lama (SISWA & SIM GKI)

Data lama dipindahkan sekali di awal. Selalu mulai dengan Uji Coba — mode ini hanya membaca dan melaporkan jumlah record, tanpa menulis apa pun.

Dari SISWA (aplikasi lama)

1. Tutup aplikasi SISWA lama di komputer tersebut.
2. Buka C:\Program Files (x86)\SISWA GKI\DBSISWAGKI, klik kanan folder siswagki → Send to → Compressed (zipped) folder.
3. Di SISWA 2, buka Keanggotaan → Impor Arsip → Arsip SISWA.
4. Unggah berkas ZIP, centang Uji Coba, klik proses. Periksa laporannya (jumlah anggota, hal yang perlu diperiksa).
5. Bila sudah sesuai, hilangkan centang Uji Coba dan impor sungguhan.

Yang ikut terbawa: anggota dan simpatisan, relasi keluarga, baptis, sidi, pernikahan, kematian, atestasi, kepengurusan majelis/komisi, wilayah, foto, serta nomor induk lama supaya nomor yang dihafal petugas tetap bisa dicari.

Dari SIM GKI

1. Kompres folder dbfile (berisi jemaat.dbf dan tabel lainnya) menjadi ZIP.
2. Buka Keanggotaan → Impor Arsip → Arsip SIM GKI, lalu ikuti langkah yang sama.

6Mengelola keanggotaan sehari-hari

• Menambah anggota — tab Anggota → + Tambah Anggota. No. induk dibuat otomatis dengan pola resmi ([kode SW][kode jemaat][tanggal lahir][urut]); boleh juga diisi sendiri.
• Mencari — satu kotak cari mencakup nama, no. induk, nomor lama, telepon, email, KTP, alamat, dan wilayah.
• Mengubah — tombol Ubah membuka enam tab: Identitas, Domisili & Kontak, Keluarga, Data Gerejawi, Pekerjaan & Pendidikan, Riwayat & Catatan.
• Menghapus — anggota tidak pernah benar-benar dihapus, melainkan diarsipkan, supaya riwayat baptis/sidi dan relasi keluarga tidak putus. Centang “Tampilkan arsip” untuk melihatnya.
• Wilayah — tab Wilayah untuk membagi jemaat (nama bebas: A/B/C, 1/2/3, atau nama daerah).
• Nomor lama — tombol Konversi nomor menghasilkan daftar “nomor lama → no. induk baru” dalam CSV atau lembar cetak, berguna selama masa peralihan.

7Baptis, sidi, dan atestasi (Tata Gereja 2023)

Tab Baptis / Sidi / Proses mengikuti Tata Laksana GKI 2023: permohonan → percakapan gerejawi → pewartaan → pelaksanaan → tercatat di Buku Induk. Aplikasi menolak langkah yang melompati syarat, misalnya:

• Baptis anak: calon di bawah 15 tahun, ada orang tua/wali anggota sidi (Psl. 24).
• Baptis dewasa & sidi: usia 15 tahun ke atas dan katekisasi selesai (Psl. 23, 27).
• Pewartaan hanya boleh pada hari Minggu; tiga kali untuk jalur bermasa keberatan.
• Keberatan hanya sah bila diajukan anggota sidi.

Atestasi keluar ada di tab Atestasi: catat percakapan gerejawi dulu, lalu “Lepas”. Anggota otomatis berstatus pindah dan tercatat di Buku Induk. Suratnya dicetak dari tombol 🖨 pada baris atestasi.

8Mencetak akta, surat, dan kartu

Pengganti cetakan SISWA lama. Buka detail anggota, gunakan tombol 🖨 di bagian atas; untuk surat atestasi, tombolnya ada di baris atestasi.

• Surat Baptis (anak/dewasa, dipilih otomatis dari umur saat baptis)
• Piagam Pengakuan Percaya (Sidi)
• Piagam Pernikahan, lengkap dengan catatan sipil bila diisi
• Surat Atestasi / Surat Keterangan Pindah (menyesuaikan Psl. 72 atau 74)
• Kartu Anggota ukuran KTP dengan barcode nomor induk

Ada saklar berkop: aktif untuk mencetak di kertas polos (kop otomatis dari profil jemaat), nonaktif bila gereja memakai kertas berkop pra-cetak. Nama penandatangan sengaja dibiarkan bertitik untuk ditulis tangan, seperti kebiasaan pada SISWA lama.

9Akun & peran

• Admin — dapat menambah dan mengubah data, mengimpor, mencadangkan, dan mengelola akun.
• Baca — hanya melihat dan mencetak; cocok untuk majelis atau petugas wilayah.

Akun pertama dibuat saat pemasangan dan otomatis menjadi admin. Admin dapat menambah akun lain. Admin terakhir tidak dapat dihapus, supaya aplikasi tidak pernah kehilangan pengelola.

10Cadangan data

SISWA 2 membuat cadangan otomatis setiap hari ke folder data aplikasi, menyimpan 30 cadangan terakhir. Cadangan manual kapan saja lewat ikon tray → Cadangkan Sekarang.

Cadangan ke gki.one (pilihan). Bila jemaat menghendaki, cadangan dapat dikirim ke server Sinode Wilayah dalam keadaan terenkripsi di komputer gereja memakai frasa kunci milik jemaat. Frasa itu tidak pernah dikirim, sehingga gki.one tidak bisa membuka isinya — dan bila frasa hilang, cadangan itu tidak bisa dibuka oleh siapa pun. Simpan frasa kunci bersama arsip majelis.

11Statistik PURJ ke Sinode Wilayah

Jemaat dapat mengirim angka rekap PURJ ke gki.one: jumlah anggota laki-laki/perempuan, simpatisan, dan kelompok usia. Yang dikirim hanya angka — tidak pernah nama, alamat, atau data pribadi.

Dengan begitu klasis dan Sinode Wilayah tetap memperoleh data untuk PURJ tanpa jemaat harus menaruh data anggotanya secara daring, dan petugas tidak perlu mengetik ulang angka yang sudah ada di aplikasi.

12Pembaruan, ganti komputer, dan pasang ulang

• Pembaruan — aplikasi memberi tahu bila ada versi baru (saat komputer tersambung internet). Unduh dari gki.one/siswa dan pasang menimpa; data tidak terhapus karena tersimpan di folder data, bukan folder program.
• Ganti komputer server — pasang di komputer baru, minta kode aktivasi baru ke klasis/SW, lalu pulihkan dari cadangan. Begitu komputer baru disetujui, komputer lama otomatis ditandai diganti agar tidak ada dua server berisi data berbeda.
• Pasang ulang di komputer yang sama (misalnya setelah OS di-install ulang) tidak memerlukan kode baru — ID Perangkatnya dikenali.

13Bila ada masalah

• macOS menolak membuka aplikasi — klik kanan ikon aplikasi lalu pilih Open (aplikasi belum ditandatangani Apple pada tahap pra-rilis).
• Aktivasi gagal / kode ditolak — kode hanya sekali pakai. Minta kode baru ke litbang klasis, atau kirim permintaan tanpa kode lalu tunggu persetujuan.
• Jemaat tidak ada di daftar saat pemasangan — berarti kode jemaat tiga digit belum terdaftar di gki.one; hubungi litbang klasis.
• Impor melaporkan “Kode Jemaat belum diisi” — profil jemaat belum punya kode tiga digit. Isi lewat aktivasi atau hubungi klasis.
• Data tidak muncul di komputer lain — pastikan membuka alamat server (bukan memasang aplikasi kedua). Memasang aplikasi di dua komputer akan membuat dua basis data yang terpisah.

Bantuan berjenjang: petugas TU → litbang/IT klasis → Kantor GKI Sinode Wilayah Jawa Tengah.

14Untuk litbang klasis & Sinode Wilayah

Bagian ini untuk pengelola di tingkat klasis/SW yang mendampingi jemaat. Semua dilakukan dari gki.one (backend), bukan dari aplikasi jemaat.

• Membuat kode aktivasi — buka profil jemaat, tombol Buat Kode Aktivasi. Kode berlaku sekali pakai; berikan lewat jalur resmi (telepon/surat klasis), bukan disebar di grup.
• Menyetujui permintaan tanpa kode — menu Instansi gki.one Lokal: daftar permintaan beserta perangkat, sistem operasi, dan versi. Tombol Setujui memindahkan status menjadi disetujui dan menandai server lama sebagai diganti.
• Memantau — kolom “Terakhir Hidup” menunjukkan kapan instansi terakhir melapor, sehingga terlihat jemaat mana yang aktif memakai dan versi berapa.
• Mencabut — bila perlu, akses sinkronisasi dapat dicabut. Ini bukan tombol mati: aplikasi dan data jemaat tetap berjalan offline; yang berhenti hanya statistik dan cadangan.