Panduan SISWA 2

1Apa itu SISWA 2

SISWA 2 adalah kelanjutan langsung SISWA GKI SW Jateng 1.1.5 (dibangun FTI UKDW, 2019) — karena itu penomorannya menyambung. Aplikasi ini berjalan di komputer jemaat sendiri: seluruh data anggota tersimpan di satu berkas basis data di komputer itu, tanpa perlu internet untuk pemakaian sehari-hari.

Tampilan dan tata kerjanya sama dengan gki.one, sehingga jemaat yang kelak berpindah ke sistem daring tidak perlu belajar ulang. Yang berbeda hanyalah tempat data disimpan.

2Gambaran sistem: klien, server jemaat, dan gki.one

Ada tiga bagian yang terpisah tegas. Klien (browser di PC mana pun di jaringan jemaat, HP anggota Majelis Jemaat) tidak menyimpan apa-apa. Komputer server jemaat menjalankan SISWA 2 — di sinilah seluruh data anggota, jurnal, dan program kerja berada, dalam dua berkas SQLite milik jemaat. gki.one (cloud Sinode Wilayah) hanya menerima angka rekap dan registri, serta menyediakan master bersama dan pembaruan. Semua hubungan ke gki.one dimulai dari SISWA 2 (HTTPS keluar dengan token jemaat); gki.one tidak pernah menghubungi komputer jemaat, dan tidak ada port yang perlu dibuka.

Pertukaran data bernomor

1. Aktivasi & detak — sekali saat pemasangan (kode dari klasis/SW ditukar token jemaat), lalu tiap hari SISWA 2 melapor “masih hidup” beserta versinya ke registri instansi. Tidak ada data anggota.
2. Master bersama — saat mulai, tiap 24 jam, atau tombol Sinkronkan: label keanggotaan, daftar pendidikan/pekerjaan/KBJI, dan kategori program jemaat ditarik dari gki.one. Satu arah; daftar itu dikunci se-GKI dan tidak bisa diubah di jemaat.
3. Statistik PURJ — pilihan jemaat: terjadi hanya bila pengelola menekan “Kirim ke PURJ”, dan hanya angka A2 (anggota), A3 (SDM), A4 (mutasi), C1 (kehadiran), D (pelayanan), E (keuangan). Mendarat di penampung; pengisi PURJ jemaat yang memutuskan memakainya. Gunanya: petugas tidak mengetik ulang angka yang sudah ada di aplikasi.
4. Ringkasan program kerja — pilihan jemaat, sama seperti PURJ: terjadi hanya bila bendahara menekan “Kirim ringkasan ke gki.one”, dan hanya angka per kategori program GKI (jumlah program, anggaran, realisasi, terlaksana). Nama program, rincian anggaran, dropping, dan LPJ tidak pernah ikut. Manfaat bagi jemaat: alat penyusunan RAPB, kontrol anggaran, dan evaluasi tetap dipakai penuh tanpa mengirim apa pun; ringkasan itu hanya membantu klasis/SW membaca arah program bersama dan menyusun pendampingan.
5. Cadangan terenkripsi (pilihan) — berkas dienkripsi di komputer jemaat dengan frasa kunci jemaat sebelum dikirim; gki.one menyimpan tanpa bisa membuka.
6. Tiket helpdesk — laporan masalah/pertanyaan dari dalam aplikasi; balasan disalin kembali ke aplikasi.
7. Pembaruan — SISWA 2 memeriksa latest.json di gki.one dan mengunduh installer bertanda tangan; data tidak tersentuh.

3Sebelum mulai

• Satu komputer yang akan menjadi server: Windows 10/11 64-bit, macOS, atau Linux; RAM 4 GB sudah cukup. Komputer ini yang menyimpan data dan sebaiknya menyala saat jam kerja kantor jemaat.
• Kode aktivasi dari litbang klasis atau Kantor Sinode Wilayah (bentuknya XXXX-XXXX-XXXX). Bila belum punya, aplikasi tetap bisa mengirim permintaan dan menunggu persetujuan.
• Arsip data lama bila ada: folder DBSISWAGKI\siswagki dari SISWA, atau folder dbfile dari SIM GKI.
• Kode jemaat tiga digit (sama dengan kode SIM GKI/SISWA). Aplikasi menampilkannya sendiri saat Anda memilih jemaat.

4Memasang & pemasangan berpandu

1. Unduh installer dari gki.one/siswa di komputer yang akan menjadi server.
2. Jalankan installer seperti memasang aplikasi biasa. macOS: buka berkas .dmg lalu seret SISWA 2 ke Applications — aplikasi ditandatangani dan dinotarisasi Apple, jadi terbuka langsung tanpa peringatan. Windows: bila SmartScreen menampilkan “Windows protected your PC”, klik More info → Run anyway(installer belum memakai sertifikat penerbit; sertifikat menyusul).Linux: beri izin eksekusi pada AppImage (klik kanan → Properties → Allow executing) atau pasang paket .deb.
3. Aplikasi terbuka pada halaman Pemasangan SISWA 2 dengan tiga langkah:
   1. Pilih jemaat — ketik nama jemaat, pilih dari daftar resmi gki.one. Langkah inilah satu-satunya yang butuh internet.
   2. Aktivasi perangkat — ID Perangkat dibuat otomatis. Masukkan kode aktivasi, atau kosongkan lalu kirim permintaan; halaman akan memeriksa persetujuan sendiri setiap 20 detik.
   3. Akun admin pertama — isi nama pengguna dan PIN. Inilah akun yang dipakai masuk setiap hari.
4. Setelah selesai, aplikasi meminta Anda masuk dengan akun tadi.

5Memakai dari komputer atau HP lain

Hanya komputer server yang perlu dipasangi aplikasi. Komputer lain, termasuk HP, cukup membuka alamat server lewat browser — selama tersambung ke jaringan (WiFi/kabel) jemaat yang sama.

1. Di komputer server, klik ikon SISWA 2 di baris ikon (tray) sistem.
2. Pilih Bagikan Alamat ke Jemaat…
3. Muncul QR code — pindai dengan kamera HP, atau klik Kirim lewat WhatsApp untuk mengirim tautan beserta petunjuknya ke grup Majelis Jemaat. Tidak perlu mengetik alamat IP.
4. Di komputer/HP itu, masuk dengan akun masing-masing.

6Memindahkan data lama (SISWA & SIM GKI)

Data lama dipindahkan sekali di awal. Selalu mulai dengan Uji Coba — mode ini hanya membaca dan melaporkan jumlah record, tanpa menulis apa pun.

Dari SISWA (aplikasi lama)

1. Tutup aplikasi SISWA lama di komputer tersebut.
2. Buka C:\Program Files (x86)\SISWA GKI\DBSISWAGKI, klik kanan folder siswagki → Send to → Compressed (zipped) folder.
3. Di SISWA 2, buka Keanggotaan → Impor Arsip → Arsip SISWA.
4. Unggah berkas ZIP, centang Uji Coba, klik proses. Periksa laporannya (jumlah anggota, hal yang perlu diperiksa).
5. Bila sudah sesuai, hilangkan centang Uji Coba dan impor sungguhan.

Yang ikut terbawa: anggota dan simpatisan, relasi keluarga, baptis, sidi, pernikahan, kematian, atestasi, kepengurusan Majelis Jemaat/komisi, wilayah, foto, serta nomor induk lama supaya nomor yang dihafal petugas tetap bisa dicari.

Dari SIM GKI

1. Kompres folder dbfile (berisi jemaat.dbf dan tabel lainnya) menjadi ZIP.
2. Buka Keanggotaan → Impor Arsip → Arsip SIM GKI, lalu ikuti langkah yang sama.

7Mengelola keanggotaan sehari-hari

• Menambah anggota — tab Anggota → + Tambah Anggota. No. induk dibuat otomatis dengan pola resmi ([kode SW][kode jemaat][tanggal lahir][urut]); boleh juga diisi sendiri.
• Mencari — satu kotak cari mencakup nama, no. induk, nomor lama, telepon, email, KTP, alamat, dan wilayah.
• Mengubah — tombol Ubah membuka enam tab: Identitas, Domisili & Kontak, Keluarga, Data Gerejawi, Pekerjaan & Pendidikan, Riwayat & Catatan.
• Menghapus — anggota tidak pernah benar-benar dihapus, melainkan diarsipkan, supaya riwayat baptis/sidi dan relasi keluarga tidak putus. Centang “Tampilkan arsip” untuk melihatnya.
• Wilayah — tab Wilayah untuk membagi jemaat (nama bebas: A/B/C, 1/2/3, atau nama daerah).
• Nomor lama — tombol Konversi nomor menghasilkan daftar “nomor lama → no. induk baru” dalam CSV atau lembar cetak, berguna selama masa peralihan.

8Baptis, sidi, dan atestasi (Tata Gereja 2023)

Tab Baptis / Sidi / Proses mengikuti Tata Laksana GKI 2023: permohonan → percakapan gerejawi → pewartaan → pelaksanaan → tercatat di Buku Induk. Aplikasi menolak langkah yang melompati syarat, misalnya:

• Baptis anak: calon di bawah 15 tahun, ada orang tua/wali anggota sidi (Psl. 24).
• Baptis dewasa & sidi: usia 15 tahun ke atas dan katekisasi selesai (Psl. 23, 27).
• Pewartaan hanya boleh pada hari Minggu; tiga kali untuk jalur bermasa keberatan.
• Keberatan hanya sah bila diajukan anggota sidi.

Atestasi keluar ada di tab Atestasi: catat percakapan gerejawi dulu, lalu “Lepas”. Anggota otomatis berstatus pindah dan tercatat di Buku Induk. Suratnya dicetak dari tombol 🖨 pada baris atestasi.

9Mencetak akta, surat, dan kartu

Pengganti cetakan SISWA lama. Buka detail anggota, gunakan tombol 🖨 di bagian atas; untuk surat atestasi, tombolnya ada di baris atestasi.

• Surat Baptis (anak/dewasa, dipilih otomatis dari umur saat baptis)
• Piagam Pengakuan Percaya (Sidi)
• Piagam Pernikahan, lengkap dengan catatan sipil bila diisi
• Surat Atestasi / Surat Keterangan Pindah (menyesuaikan Psl. 72 atau 74)
• Kartu Anggota ukuran KTP dengan barcode nomor induk

Ada saklar berkop: aktif untuk mencetak di kertas polos (kop otomatis dari profil jemaat), nonaktif bila jemaat memakai kertas berkop pra-cetak. Nama penandatangan sengaja dibiarkan bertitik untuk ditulis tangan, seperti kebiasaan pada SISWA lama.

10Akun & peran

• Admin — dapat menambah dan mengubah data keanggotaan, mengimpor, mencadangkan, mengelola akun, aktivasi, dan ekstensi.
• Bendahara — menyetujui dan memposting di Pembukuan dan program kerja; untuk keanggotaan hanya membaca.
• Staf keuangan — mencatat transaksi draft dan menyusun usulan program; untuk keanggotaan hanya membaca.
• Hanya baca — hanya melihat dan mencetak; cocok untuk anggota Majelis Jemaat atau petugas wilayah.

Akun pertama dibuat saat pemasangan — hanya dari komputer tempat SISWA 2 terpasang — dan otomatis menjadi admin. Admin dapat menambah akun lain. Admin terakhir tidak dapat dihapus, supaya aplikasi tidak pernah kehilangan pengelola.

11Cadangan data

SISWA 2 membuat cadangan otomatis saat dibuka dan setiap 24 jam ke folder data aplikasi (30 terakhir disimpan), serta sebelum setiap impor arsip. Satu cadangan = keanggotaan.db + keuangan.db dengan cap waktu yang sama. Semuanya terlihat di menu Pengguna → Cadangan & pemulihan (admin), juga lewat ikon tray → Cadangkan Sekarang (hasilnya ditampilkan di dialog) dan Cadangan & Pemulihan….

Memulihkan. Di kartu Cadangan & pemulihan pilih Pulihkan… pada baris yang diinginkan, baca peringatannya, ketik PULIHKAN. Basis data tidak diganti saat aplikasi hidup (dipegang dua proses): pemulihan dijadwalkan dan dijalankan saat SISWA 2 dibuka lagi — tekan Mulai ulang sekarang (di komputer server) atau ikon tray → Keluar lalu buka lagi. Data yang sedang dipakai disimpan dulu sebagai sebelum-pulih-…, jadi pemulihan yang keliru bisa dibalik dengan cara yang sama. Hasilnya tercatat dan tampil di kartu.

Dari flashdisk / komputer lama. Masukkan cadangan dari flashdisk… menerima berkas .db atau .zip berisi keanggotaan.db / keuangan.db; keutuhannya diperiksa dulu (berkas rusak atau bukan basis data SISWA 2 ditolak), lalu muncul di daftar sebagai dari flashdisk dan dapat dipulihkan.

Cadangan ke gki.one (pilihan). Bila jemaat menghendaki, cadangan dapat dikirim ke server Sinode Wilayah dalam keadaan terenkripsi di komputer jemaat memakai frasa kunci milik jemaat: tetapkan frasa (min. 8 karakter), lalu Kirim sekarang atau Nyalakan harian supaya dikirim otomatis setiap hari (7 kiriman terakhir disimpan; umur kiriman terakhir tampil di bilah status sebagai cloud: …). Frasa itu tidak pernah dikirim, sehingga gki.one tidak bisa membuka isinya — dan bila frasa hilang, cadangan itu tidak bisa dibuka oleh siapa pun. Simpan frasa kunci bersama arsip Majelis Jemaat. Pulihkan dari gki.one… mengunduh kiriman terbaru, membukanya dengan frasa, dan menjadwalkan pemulihan seperti cadangan lokal — jalur penyelamat bila komputer server rusak total dan tidak ada salinan lain.

Kode pemulihan (bila semua admin lupa PIN) dapat dicetak ulang dari kartu yang sama; cetakan lama hangus.

12Statistik PURJ ke Sinode Wilayah

Jemaat dapat mengirim angka rekap PURJ ke gki.one: jumlah anggota laki-laki/perempuan, simpatisan, dan kelompok usia. Yang dikirim hanya angka — tidak pernah nama, alamat, atau data pribadi.

Dengan begitu klasis dan Sinode Wilayah tetap memperoleh data untuk PURJ tanpa jemaat harus menaruh data anggotanya secara daring, dan petugas tidak perlu mengetik ulang angka yang sudah ada di aplikasi.

13Pembukuan, program kerja & anggaran (RAPB)

Menu Pembukuan dibuka oleh admin lewat wizard aktivasi: pilih templat bagan akun, daftarkan kas dan rekening bank beserta saldo awal, lalu susun struktur bidang/komisi. Sejak itu Buku Kas per akun, jurnal umum, buku besar, laporan posisi keuangan & aktivitas (ISAK 35), tutup bulan, dan tutup tahun buku tersedia. Setiap pengeluaran ditandai bidang/komisi, sehingga realisasi anggaran terisi sendiri.

Program kerja & anggaran (RAPB) — menu Program Kerja & Anggaran (di versi lama: tab di Pembukuan), berisi APBJ & program kerja, bidang & komisi, dropping & LPJ, serta laporan & evaluasi. Tiap komisi menyusun programnya: nama bebas, kategori program GKI (daftar dari gki.one, sama untuk semua jemaat), tujuan, indikator dan target, bulan pelaksanaan, penanggung jawab, sumber dana, rincian anggaran per kategori akun (bisa per bulan). Program berjalan lewat tahap Draft → Diajukan → Disetujui → Selesai: staf/bendahara komisi mengajukan, bendahara menyetujui dengan nomor keputusan Persidangan Majelis Jemaat, atau mengembalikan dengan alasan. Setelah program berjalan, komisi mengisi Evaluasi (terlaksana/ditunda/batal, peserta, capaian, rekomendasi). Tahun berikutnya cukup Salin dari tahun lalu.

Perencanaan & usulan komisi (2.16). Program kerja dan APBJ bisa disusun sebelum Buku Kas aktif: Mulai perencanaan… memasang bagan akun dan bidang/komisi; akun kas & saldo awal menyusul. Tab Usulan Komisi membuat formulir dengan link + PIN per komisi yang dilayani SISWA 2 sendiri — komisi membukanya dari HP/laptop yang tersambung WiFi jemaat (atau lewat akses dari luar jaringan bila aktif) selama komputer SISWA 2 menyala. Untuk komisi tanpa jaringan, Unduh formulir luring memberi berkas .html berisi daftar komisi, mata anggaran, dan Acuan Anggaran jemaat; berkas .json balasannya dimasukkan lewat Impor berkas usulan. Usulan lalu ditarik ke RAPB(program tanpa biaya ikut sebagai pos tanpa rincian), dan setiap program mencatat Riwayat perubahan.

Revisi anggaran. Program yang sudah diajukan atau disetujui tidak bisa diubah angkanya lewat "Ubah" biasa. Gunakan Revisi: tanggal dan nomor keputusan Persidangan Majelis Jemaat serta alasan wajib diisi, dan anggaran sebelum–sesudah tersimpan sebagai riwayat (R1, R2, …) di program itu. Rincian tidak boleh dipotong di bawah realisasi ditambah dropping yang sedang berjalan.

Tampilan Rekap per kategori GKI membandingkan anggaran dan realisasi dengan tahun lalu, per bulan, dan per bidang. Tombol Kirim ringkasan ke gki.one mengirim hanya angka per kategori (jumlah program, anggaran, realisasi) — bukan nama program — supaya klasis dan Sinode Wilayah bisa membaca arah program jemaat-jemaat.

14Dropping dana & LPJ

Tab Dropping & LPJ (menu Program Kerja & Anggaran) menghubungkan program kerja dengan uang yang keluar. Komisi mengajukan permintaan dana untuk program yang sudah disetujui (seluruh program atau satu rincian). Sistem membandingkannya dengan anggaran tersedia = anggaran − realisasi yang sudah terposting − komitmen (dropping lain yang disetujui tetapi belum dipertanggungjawabkan). Bila melebihi, permintaan ditolak — kecuali bendahara mengizinkannya dengan alasan tertulis, atau pengaturan kontrol anggaran diubah ke "peringatan".

Bendahara menyetujui (nomor keputusan Persidangan Majelis Jemaat bila ada) lalu mencairkan dari kas/bank yang dipilih: jurnal Dr Uang muka program kerja / Cr Kas dibuat otomatis. Setelah kegiatan, komisi mengisi LPJ: bukti belanja satu per satu (tanggal, nomor nota, kategori beban, keterangan, jumlah). Sistem menghitung sisa yang harus dikembalikan atau kekurangan yang perlu dibayar.

Saat bendahara menerima LPJ, beban terposting dan otomatis ditandai bidang program — langsung menjadi realisasi anggaran program itu — uang muka ditutup, sisa masuk kembali ke kas (atau kekurangan dibayar dari kas). Bendahara juga bisa mengembalikan LPJ untuk diperbaiki. Semua tahap berjejak: siapa, kapan, nomor jurnal.

15Persembahan & amplop keluarga

Untuk jemaat yang memakai amplop persembahan bernomor (persembahan bulanan, persepuluhan, syukur), tab Persembahan & Amplop di Pembukuan mencatat siapa memberi berapa tanpa mengubah cara Buku Kas bekerja. Tiap keluarga mendapat satu nomor amplop (boleh tanpa nama bila jemaat menghendaki), dapat menautkan anggota, dan bisa diarsipkan bila tidak dipakai.

Mencatat. Setelah kebaktian, petugas memilih tanggal, kas, dan kategori persembahan, lalu mengisi baris nomor amplop + jumlah sebanyak yang masuk. Semuanya menjadi satu transaksi masuk di Buku Kas (verifikasi bendahara dan nomor bukti berlaku seperti biasa); rincian per amplop tersimpan di baliknya. Transaksi yang bertaut amplop tidak bisa diubah jumlahnya dari Buku Kas, dan bila dibatalkan rekapnya ikut turun.

Janji persembahan per amplop per tahun buku menampilkan persen pemenuhan. Rekap tahunan memperlihatkan dua belas kolom bulan per amplop (CSV/cetak), dan surat ucapan terima kasih per keluarga dengan kop jemaat merangkum pemberian setahun — untuk dibagikan di akhir tahun.

16Berita acara penghitungan persembahan

Di Persembahan & Amplop → Berita acara hitung, penghitung persembahan mengisi jumlah lembar dan keping per pecahan uang, merinci totalnya per jenis persembahan (umum, persepuluhan, diakonia, pembangunan, …), dan menuliskan nama penghitung — minimal dua orang. Total dan terbilangnya dihitung sendiri; rincian harus sama dengan total uang yang dihitung.

Setelah difinalkan, isinya terkunci dan berita acara dicetak dengan kop jemaat untuk ditandatangani. Bendahara lalu membukukannya — satu penerimaan per jenis persembahan di kas tunai, lewat verifikasi yang sama dengan Buku Kas — dan mencatat setoran ke bank; selisih antara uang yang dihitung dan yang disetor wajib diberi catatan.

17Rekonsiliasi bank

Tab Rekonsiliasi Bank mencocokkan rekening koran dengan Buku Kas. Mutasi rekening diunduh dari internet banking (CSV, Excel, atau berkas .xls KlikBCA) lalu diimpor — beberapa berkas sekaligus boleh asal saldonya bersambung; kolomnya dikenali otomatis dan bisa dikoreksi di pratinjau; berkas yang tanggalnya bertumpang tidak menggandakan mutasi.

Mutasi dicocokkan otomatis dengan transaksi yang jumlah dan arahnya sama di tanggal berdekatan. Sisanya dipasangkan manual, dibukukan langsung dari mutasinya (biaya administrasi, bunga, transfer persembahan), atau diabaikan dengan alasan. Ringkasan bulanan membandingkan saldo bank dan saldo buku yang sudah disesuaikan; bendahara menyimpannya, dan tutup bulan menolak rekening bermutasi yang belum direkonsiliasi.

18Lampiran bukti dari HP

Tiap transaksi Buku Kas, LPJ dropping, dan berita acara persembahan bisa diberi foto nota atau kuitansi (📎). Unggah dari komputer, atau tekan Kirim dari HP: pindai QR dengan HP yang tersambung ke jaringan jemaat, potret notanya, selesai — tanpa masuk akun di HP. Tautannya hanya untuk transaksi itu dan berlaku 30 menit.

19Kelas & kehadiran per orang

Menu Ibadah → Kelas & Kehadiran mencatat kelompok yang bertemu rutin — sekolah minggu, katekisasi, persekutuan, komisi, pembinaan — beserta siapa yang hadir, bukan sekadar jumlahnya. Tiap kelas punya peserta dengan peran (peserta, guru, pemimpin, pendamping) dan masa keanggotaan; peserta yang naik atau pindah kelas dipindah massal tanpa kehilangan riwayat di kelas lama.

Presensi diisi per pertemuan (hadir / izin / absen) dari aplikasi, atau oleh guru dari HP lewat QR presensi kelas: pindai, centang peserta, tulis nama, simpan — tanpa login, hanya untuk hari ini dan tiga hari ke belakang. Rekap menampilkan persen hadir dan deret kehadiran tiap peserta dalam rentang tanggal, bisa diunduh CSV; angka ringkasnya muncul di Dasbor Saya (ukuran L3).

20Verifikasi data keluarga

Daripada Tata Usaha menelepon satu per satu, tiap keluarga bisa memeriksa datanya sendiri. Dari detail anggota tekan Kirim tautan verifikasi: SISWA 2 membuat tautan 14 hari untuk seluruh keluarga (kode keluarga, atau pasangan/anak/orang tua yang tercatat) dan menyiapkan teks WhatsApp berisi alamat di WiFi jemaat — dan alamat luar bila Akses dari luar aktif.

Keluarga membuka tautan, melihat data tiap anggota (nama, tanggal & tempat lahir, alamat, HP, email, pekerjaan, pendidikan, status nikah, golongan darah), mengetik koreksi pada kolom yang keliru, dan mengirim. Yang terkirim hanyalah usulan: di menu Verifikasi Data Keluarga Tata Usaha meninjau tiap usulan — terima atau tolak — dan yang diterima tersimpan lewat jalur biasa sehingga tercatat di Riwayat Perubahan. Sesudah ditinjau, tautan tidak berlaku lagi.

21Data pribadi anggota (UU PDP)

UU 27/2022 tentang Pelindungan Data Pribadi memberi tiap anggota hak atas datanya. Di jendela Ubah anggota, admin membuka tombol Data pribadi (UU PDP) yang memuat tiga tindakan; setiap tindakan tercatat di Riwayat Perubahan dan registri atas nama akun yang melakukannya.

Salinan data pribadi: semua yang tersimpan tentang orang itu (profil, foto, keluarga, peristiwa gerejawi, riwayat pekerjaan dan pendidikan, jejak perubahan, kelas dan kehadiran, amplop persembahan) dicetak berkop atau diunduh sebagai JSON, dengan mencatat dasar permintaannya. Nonaktifkan: berbeda dari arsip, memakai alasan dan tanggal, tidak dihitung "tercatat" di PURJ, dan bisa diaktifkan kembali. Hapus permanen: dua langkah, diajukan berdasar surat permintaan tertulis dari subjek data lalu dieksekusi dengan mengetik ulang nama anggota.

22Surat massal, label & ulang tahun

Menu Keanggotaan → Surat & Ulang Tahun bekerja dengan keranjang: kumpulkan anggota dari pencarian (saring label atau wilayah lalu "tambah semua hasil"), dari tombol + Keranjang di detail anggota, atau dari daftar ulang tahun. Dari keranjang: cetak label alamat 3×8 A4 (satu per keluarga bila diinginkan), buat surat massal dengan kop jemaat dari templat (undangan, pemberitahuan, ucapan ulang tahun / HUT pernikahan, atau teks bebas dengan placeholder {nama}, {alamat}, dst.), kirim per orang lewat WhatsApp, atau unduh CSV.

Panel Ulang tahun & HUT pernikahan menampilkan siapa yang berulang tahun 7 hari ke depan, bulan ini, atau rentang bebas, lengkap dengan umur/tahun pernikahan, tombol ucapan WhatsApp, cetak daftar, dan "masukkan ke keranjang" untuk dikirimi kartu.

23Akses dari luar jaringan jemaat

SISWA 2 dirancang untuk jaringan jemaat. Bila pengurus perlu membukanya dari rumah, jangan membuka port aplikasi di router (HTTP polos, PIN bisa ditebak dari internet). Pakai salah satu jalur berikut — data tetap hanya tersimpan di komputer jemaat:

• Tailscale (disarankan) — pasang Tailscale di komputer server jemaat dan di HP/laptop pengurus, masuk ke tailnet yang sama. Buka http://<nama-komputer>:8178 atau alamat 100.x yang ditampilkan aplikasi (menu Pengguna → Akses dari luar; juga di halaman Bagikan Alamat). Lalu lintas terenkripsi ujung-ke-ujung tanpa membuka port apa pun. Untuk HTTPS jalankan tailscale serve --bg 8178 di komputer server. Jangan pakai funnel.
• Cloudflare Tunnel + Access — bila pengurus tidak ingin memasang apa pun: cloudflared di komputer server, hostname (mis. siswa.gki-anda.org) menuju localhost:8178, dan kebijakan Cloudflare Access (OTP email) sebagai gerbang. Lalu lintas (bukan data tersimpan) melewati Cloudflare — sampaikan ke Majelis Jemaat.

Di aplikasi, admin harus mengaktifkan “Akses dari luar jaringan” (menu Pengguna) dan menandai akun mana yang boleh dari luar; akun itu wajib ber-PIN minimal 6 digit. SISWA 2 mengenali permintaan dari luar lewat header proksi (Tailscale/Cloudflare), membatasi percobaan PIN (5 kali per 15 menit, kunci berlipat), memutus sesi luar begitu akses dimatikan, dan mencatat jejak login (siapa, dari mana, berhasil/tidak) — semuanya terlihat di halaman Pengguna.

Autentikasi dua faktor (sejak 2.9.0): akun yang boleh dari luar wajib memasang aplikasi autentikator di HP (Google Authenticator, Microsoft Authenticator, Aegis, atau 1Password) lewat kartu Autentikasi dua faktor di halaman Pengguna — pindai QR, ketik kode pertama, simpan delapan kode cadangan yang hanya ditampilkan sekali. Saat masuk dari luar, setelah PIN diminta kode 6 digit yang berganti tiap 30 detik; di jaringan jemaat kode hanya diminta bila admin menyalakannya. HP hilang? Masuk dengan kode cadangan; bila kode cadangan ikut hilang, admin lain mencabut 2FA akun itu dari tabel pengguna, lalu daftar ulang.

24Kegiatan & pendaftaran

Menu Kegiatan & Pendaftaran mengurus retret, seminar, bakti sosial, dan perayaan dari pendaftaran sampai laporan uangnya:

1. Kegiatan baru: nama, waktu, lokasi, penyelenggara, kuota (kosong = tanpa batas), biaya per peserta, batas pendaftaran, dan — bila ada — program kerja atau bidang/komisinya.
2. Buka pendaftaran, lalu tampilkan QR pendaftaran di pengumuman atau layar. Jemaat memindainya di Wi-Fi gereja, mengisi nama dan nomor HP, dan menerima kode 6 huruf. Petugas juga bisa mendaftarkan anggota dari Buku Induk atau tamu.
3. Kuota penuh → peserta masuk daftar tunggu; bila ada yang batal atau kuota dinaikkan, urutan teratas naik otomatis.
4. Hari H (sejak sehari sebelumnya): peserta check-in sendiri dengan kodenya lewat QR yang sama, atau petugas mengetuk namanya di tab Check-in hari H. Daftar hadir bisa dicetak dan diunduh (CSV).
5. Pembayaran dicatat per peserta (tunai, transfer, QRIS). Staf keuangan/bendahara menekan Bukukan ke Buku Kas: semua pembayaran yang belum dibukukan menjadi satu transaksi penerimaan — draft bila dicatat staf, diposting bendahara seperti biasa.

25Aplikasi tersambung (aplikasi komisi)

Aplikasi buatan jemaat atau komisi — kas komisi, presensi sekolah minggu, dasbor Majelis Jemaat — bisa memakai data SISWA 2 tanpa akun pengguna. Admin membuatnya di Pengguna → Aplikasi tersambung → Tambah aplikasi:

1. Isi nama aplikasi dan pengembang yang bertanggung jawab.
2. Centang data yang boleh dipakai (lingkup). Kontak anggota hanya bisa dicentang dengan nomor keputusan Persidangan Majelis Jemaat.
3. Batasi ke wilayah atau bidang/komisi bila aplikasinya hanya untuk satu komisi.
4. Simpan, lalu berikan kunci yang tampil (hanya sekali) kepada pengembang lewat jalur pribadi.

Ekstensi terpasang: aplikasi web dalam berkas zip (misalnya Check-in Kegiatan untuk tablet di pintu masuk) dipasang admin lewat Pasang ekstensi… di kartu yang sama. Pengguna membukanya dari menu Ekstensi; ekstensi hanya memakai lingkup yang disetujui admin, diiris lagi dengan hak akun yang membukanya. Aplikasi berkunci juga bisa diizinkan dipakai dari luar jaringan — hanya lewat Tailscale dan selama Akses dari luar jaringan aktif.

Untuk pengembang: panduan, daftar titik API, dan contoh siap pakai Kas & Program Komisi ada di halaman pengembang.

26Aplikasi Jemaat (aplikasi HP anggota)

Menu Aplikasi Jemaat (admin) menyiapkan isi untuk aplikasi HP anggota dan simpatisan jemaat. Aplikasi HP-nya sendiri diterbitkan per jemaat oleh GKI Sinode Wilayah Jawa Tengah; isi di bawah ini sudah bisa disiapkan sejak sekarang.

1. Pengaturan: nyalakan Aplikasi jemaat aktif dan isi tautan siaran langsung (mis. kanal YouTube). Kartu status menunjukkan kiriman ke gki.one yang masih menunggu atau ditolak.
2. Pratinjau HP: tampilan aplikasi dengan nama, warna, dan isi jemaat Anda — beranda, warta, jadwal, renungan, kelas & materi, persembahan — termasuk draf yang belum terbit (bertanda DRAF). Formulir warta, renungan, materi, dan persembahan menampilkan pratinjau di sampingnya yang ikut berubah saat Anda mengetik; contoh di Pengaturan ikut berubah saat nama, warna, atau modul diganti. Kesiapan isi menunjukkan apa yang masih kurang, dan Layar penuh bisa dibuka di HP pengurus untuk mencobanya.
3. Warta mingguan (teks dan/atau PDF), Renungan dengan tanggal terbit dan rujukan ayat, Persembahan (rekening dan QRIS), dan Materi pembinaan per kelas — teks, PDF, video, atau tautan. Hanya isi berstatus terbit yang muncul di aplikasi.
4. Di halaman Kegiatan centang Tampil di aplikasi; di halaman Kelas centang Terbuka di aplikasi bila anggota boleh meminta ikut lewat aplikasi.
5. Siaran: pemberitahuan ke semua pemakai aplikasi, paling banyak 3 sehari.
6. Akun: anggota masuk aplikasi dengan kode yang dikirim ke emailnya, lalu meminta ditautkan ke Buku Induk. Tata Usaha meninjau setiap permintaan dengan saran anggota yang cocok — penautan tidak pernah otomatis. Akun bisa dicabut kapan saja.

27Pembaruan, ganti komputer, dan pasang ulang

• Pembaruan — aplikasi memberi tahu bila ada versi baru (saat komputer tersambung internet). Di komputer server, tekan Pasang sekarang di bilah status (atau ikon SISWA 2 di bilah menu → “Periksa Pembaruan…”): installer bertanda tangan diunduh dari gki.one dan dipasang otomatis, satu klik. Kemajuan unduhan tampil di judul jendela dan bilah status; bila gagal, galatnya tetap terlihat di bilah status (pembaruan gagal) sampai cek berikutnya berhasil. Data tidak terhapus karena tersimpan di folder data, bukan folder program, dan pengguna yang sedang masuk tidak perlu masuk lagi (sesi tersimpan, berlaku 12 jam sejak pemakaian terakhir).
• Jalankan saat komputer dinyalakan — aktif sejak pemasangan supaya server LAN hidup lagi begitu komputer menyala, tanpa menunggu petugas membuka aplikasi. Bisa dimatikan lewat ikon tray.
• Bila server berhenti sendiri, SISWA 2 menghidupkannya lagi (paling banyak 5 kali per 10 menit) dan mencatat sebabnya di log/siswa2.log di folder data (ikon tray → Buka Folder Data & Log). Bila jendela menampilkan dialog “server belum hidup”, kirim berkas log itu lewat Bantuan.
• Ganti komputer server — pasang di komputer baru, minta kode aktivasi baru ke klasis/SW, lalu pulihkan dari cadangan. Begitu komputer baru disetujui, komputer lama otomatis ditandai diganti agar tidak ada dua server berisi data berbeda.
• Pasang ulang di komputer yang sama (misalnya setelah OS di-install ulang) tidak memerlukan kode baru — ID Perangkatnya dikenali.

28Bila ada masalah

• macOS menolak membuka aplikasi — seharusnya tidak terjadi (aplikasi dinotarisasi Apple). Bila muncul, biasanya unduhan tidak lengkap: unduh ulang .dmg dari gki.one/siswa dan pastikan komputer sempat tersambung internet saat pertama membuka (pemeriksaan notarisasi). Pada macOS sangat lama (di bawah 11) aplikasi tidak didukung.
• Windows SmartScreen memperingatkan — klik More info → Run anyway; verifikasi keaslian lewat nilai SHA-256 yang tercantum di gki.one/siswa bila ragu.
• Aktivasi gagal / kode ditolak — kode hanya sekali pakai. Minta kode baru ke litbang klasis, atau kirim permintaan tanpa kode lalu tunggu persetujuan.
• Jemaat tidak ada di daftar saat pemasangan — berarti kode jemaat tiga digit belum terdaftar di gki.one; hubungi litbang klasis.
• Impor melaporkan “Kode Jemaat belum diisi” — profil jemaat belum punya kode tiga digit. Isi lewat aktivasi atau hubungi klasis.
• Data tidak muncul di komputer lain — pastikan membuka alamat server (bukan memasang aplikasi kedua). Memasang aplikasi di dua komputer akan membuat dua basis data yang terpisah.

Bantuan berjenjang: petugas TU → litbang/IT klasis → Kantor GKI Sinode Wilayah Jawa Tengah.

29Untuk litbang klasis & Sinode Wilayah

Bagian ini untuk pengelola di tingkat klasis/SW yang mendampingi jemaat. Semuanya dilakukan dari portal gki.one (masuk dengan akun gki.one, menu Klasis atau Sinode Wilayah → Administrasi → Perangkat SISWA 2), bukan dari aplikasi jemaat.

• Membuat kode aktivasi — di panel Perangkat SISWA 2, baris jemaat → Buat kode. Kode berlaku sekali pakai; berikan lewat jalur resmi (telepon/surat klasis), bukan disebar di grup.
• Menyetujui permintaan tanpa kode — permintaan aktivasi yang masuk tampil di baris jemaat beserta perangkat, sistem operasi, dan versi. Setujui mengaktifkan perangkat itu dan menandai server lama sebagai diganti; Tolak menutupnya.
• Memantau — kolom “detak terakhir” menunjukkan kapan perangkat terakhir melapor, sehingga terlihat jemaat mana yang aktif memakai dan versi berapa; Kode pemulihan untuk admin jemaat yang lupa PIN juga dibuat dari sini.
• Mencabut — bila perlu, akses sinkronisasi dapat dicabut. Ini bukan tombol mati: aplikasi dan data jemaat tetap berjalan offline; yang berhenti hanya statistik dan cadangan.

Program kerja jemaat. Daftar kategori program GKI (dua tingkat: bidang → kategori) ditetapkan bersama dan dikelola oleh pengelola sistem gki.one di Kantor Sinode Wilayah; daftar ini dikunci se-GKI dan turun otomatis ke setiap SISWA 2. Jemaat memilih kategori terdekat untuk tiap programnya, apa pun nama program di jemaat. Usulan kategori baru atau penonaktifan disampaikan ke Kantor Sinode Wilayah — kategori tidak pernah dihapus, hanya dinonaktifkan, karena kodenya masih dirujuk program lama.

• Panel Program Jemaat — menu Klasis / Sinode Wilayah → Administrasi → Program Jemaat (akses yang sama dengan Perangkat SISWA 2): arah program per bidang (porsi anggaran), tabel per kategori, matriks jemaat × bidang, jemaat mana yang sudah mengirim dan kapan. Sumbernya ringkasan per kategori yang dikirim jemaat dari tab Program Kerja → “Kirim ringkasan ke gki.one” — hanya angka (jumlah program, anggaran, realisasi, terlaksana), tanpa nama program atau rincian jemaat.
• Kiriman terbaru — panel menampilkan kapan tiap jemaat terakhir mengirim dan versi aplikasinya; kiriman lama tidak dibuang, yang terbaru per tahun buku yang dipakai. Kode kategori yang tidak dikenal gki.one ditandai, tidak dibuang.